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Como realizar reuniões de trabalhos produtivas

Dicas

Como realizar reuniões de trabalhos produtivas

Publicada em: 12/01/2014

Você, eu e todo mundo que vive no mundo empresarial já participou de reuniões sem foco, chatas, onde só o chefe fala ou um monte de gente discute e ninguém se entende e, no fim de não sei quantas horas, nada é decidido. Para evitar esta perda de tempo – e de dinheiro - me arrisco a dar algumas dicas que para mim funcionaram em tantas que participei. Se você vai organizar a próxima reunião, dê uma olhada. Garanto que os participantes vão encarar as próximas reuniões com outros olhos e verão que podem e devem ser produtivas.

Pauta

Planeje a pauta colocando assuntos em ordem decrescente de importância e urgência. Dentre os importantes, os de rápida solução e os mais complexos. O mesmo vale para os urgentes.

Duração

Procure agendar para o horário da manhã, pois as pessoas estão mais descansadas e colaborativas. Organize a pauta para no máximo duas horas. Subdivida os assuntos neste tempo e deixe uma folga para imprevistos. Além desse limite, a reunião tende a ficar exaustiva e as decisões podem acabar comprometidas.

Convite/Convocação

Convide/convoque com antecedência de no mínimo três dias. Dependendo, ligue um dia antes para lembrar. Informe a pauta. Junte documentos se precisar. Reuniões corporativas servem para tomar decisões e não apenas informar.

Participantes

Convide para a reunião pessoas que decidem e/ou detenham conhecimento técnico necessário. Evite a participação de pessoas polêmicas e/ou que não acrescentam. Reuniões na empresa objetivam ações e resultados. Não são encontros políticos.

Ambiente

Verifique se o local da reunião está preparado, arejado, com equipamentos e cadeiras suficientes. Providencie água e café. Disponibilize papel e canetas além de cópias de documentos se convier.

Moderador

Você deve chegar antes e checar o ambiente. Receber as pessoas com simpatia. Dê início, informando a pauta e a duração da reunião. Anote os pontos principais ou peça para alguém secretariar. Abra o assunto, colha as opiniões e tente um consenso. Se os participantes saírem do foco, interceda. Se alguém extrapolar no tempo ou polemizar desnecessariamente, retome a palavra, com educação e, se for preciso, com firmeza. Lembre-se: você preside a reunião e o momento requer a tomada de decisões.

Término

Termine a reunião no tempo pré-determinado. Isso demonstra profissionalismo, seriedade e foco. Faltou discutir algo importante? Marque outro dia. Reuniões com hora marcada facilita a agenda de todos. Nos encontros seguintes os participantes tendem a ser breves e concisos. Agradeça a participação. Recolha vistos na ata ou envie o resumo posteriormente.

Enfim, tornar uma reunião produtiva requer organização e disciplina. Um bom moderador é muito bem visto, pois traz resultado para a empresa e pontos para sua carreira.

*Artigo escrito por Alexander Julius – Consultor da Dialógica Consultoria empresa integrante do Núcleo de Consultoria e Treinamento Empresarial da Acib.


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